Huishoudelijk reglement



Algemeen

1. In dit reglement wordt H.T.C. (de Heumense Tennis Club) aangeduid als “de vereniging”.
2. Het verenigingsjaar loopt van 1 januari tot en met 31 december.
3. Het domicile van de vereniging is het secretariaat.
4. Juniorleden kunnen lid worden in het jaar dat ze 8 jaar worden.
5. Naast het reguliere lidmaatschap kent HTC steunende leden.

Rechten en plichten der leden

1. De leden zijn verplicht zich strikt te houden aan het ter plaatse geldende baanreglement en aan de schriftelijke of mondelinge aanwijzingen van het bestuur en/of de door haar aangewezen personen. Het betreden van de baan geschiedt op eigen risico.
2. De leden zijn verplicht adreswijzigingen (incl. e-mail) zo spoedig mogelijk aan het secretariaat of de ledenadministratie door te geven.
3. De leden, die voor 15 november geen schriftelijke opzegging bij de leden-administrateur hebben ingediend, geven hiermee te kennen het lidmaatschap voor het nieuwe verenigingsjaar te willen voortzetten.
4. De leden hebben het recht bij alle bijeenkomsten (geen bestuurs-, kas-, en andere commissievergaderingen zijnde), wedstrijden en evenementen aanwezig te zijn.
5. Ieder lid is gerechtigd tot introductie. Introducés zijn die personen die geen lid van de vereniging zijn en van wie het bestuur heeft verklaard geen bezwaar te hebben tegen introductie. Introducés dienen zich aan de bestaande regels m.b.t. speeltijden, baanindeling en kloksysteem te houden. De geïntroduceerde krijgt toegang tot het tenniscomplex na betaling en verkrijging van een dagkaart.
6. Steunende leden hebben alleen stemrecht en mogen niet deelnemen aan tennisactiviteiten.

Vergaderingen

1. De vergaderingen van het bestuur worden gehouden zo dikwijls als de voorzitter of tenminste drie bestuursleden dit wensen. De voorzitter heeft in deze vergaderingen de leiding en is bevoegd de spreektijd van alle leden bij iedere vergadering te limiteren, alsmede de vergadering te schorsen of te verdagen.
2. Kandidaatstelling voor een door de algemene ledenvergadering te kiezen functionaris geschiedt door het bestuur en/of 5 seniorleden, ereleden of leden van verdiensten. Kandidaatstelling door het bestuur geschiedt, nadat het bestuur zich heeft vergewist, dat de te stellen kandidaten een eventuele benoeming zullen aanvaarden. Kandidaatstelling door de leden geschiedt door middel van inlevering bij de secretaris van een daartoe strekkende schriftelijke verklaring door minstens 5 leden, vergezeld van een bereidverklaring van de gestelde kandidaat, uiterlijk 14 dagen vóór de aanvang van de algemene ledenvergadering. Indien een kandidaat wordt voorgedragen voor het voorzitterschap dient dit uitdrukkelijk te worden vermeld.
3. Een besluit van, of benoeming door de algemene ledenvergadering, niet rechtstreeks betrekking hebbende op een agendapunt der vergadering, is ongeldig, met inachtneming van artikel 16 lid 9 en 10 van de statuten. Een uitzondering op deze regel geldt, indien een zodanig besluit is genomen, of een zodanig benoemde is gekozen met minstens 2/3 van het aantal geldig uitgebrachte stemmen, blanco stemmen daaronder niet begrepen en naar aanleiding van een voorstel, dat naar oordeel van het bestuur als urgent is te beschouwen, mits geen voorstel tot ontzetting, statutenwijziging of ontbinding der vereniging.
4. De agenda van de algemene ledenvergadering bevat, behalve de uit de statuten of de voorafgaande artikelen van dit reglement voortvloeiende punten, ieder voorstel, dat tenminste 7 dagen voor de verzending van de convocatie door tenminste 5 leden schriftelijk bij de secretaris is ingediend, alsmede al hetgeen de tot bijeenroeping van de vergadering bevoegden daarin wensen op te nemen.
5. Alle op de agenda van een vergadering voorkomende punten worden in die vergadering aan de orde gesteld en behandeld. Bij ieder punt wordt tevens behandeld ieder mondeling door een lid staande de vergadering gedaan voorstel, hetwelk rechtstreeks met het aan de orde zijnde agendapunt samenhangt, mits in ieder geval een algemene vergadering ondersteunt door minstens 4 andere leden.

Commissies

1. De algemene ledenvergadering kan één of meer commissies benoemen, met algemene of bijzondere opdrachten, welke zich niet mogen uitstrekken buiten de grenzen der bevoegdheden van de genoemde commissie. Deze commissie en de door het bestuur ingestelde commissies blijven te allen tijde verantwoordelijk tegenover het bestuur. Met uitzondering van de kascontrole-commissie, welke verantwoording verschuldigd is aan de algemene ledenvergadering. Bij of na de benoeming kunnen tevens de bevoegdheden en de verplichtingen van iedere commissie door het bestuur worden geregeld of gewijzigd. De commissies—met uitzondering van de commissie als bedoeld in artikel 11 lid 4 van de statuten—kunnen te allen tijde door het bestuur worden ontbonden. Ook kunnen één of meer leden daarvan als zodanig door het bestuur worden ontslagen al dan niet door anderen worden vervangen.
2. De commissie bedoeld in artikel 11 lid 4 van de statuten, bestaande uit twee leden, wordt bij haar benoeming telkens geldend voor één jaar, aangevuld met een plaatsvervangend lid, dat bij ontstentenis van een van de commissieleden diens plaats zal innemen. Dit plaatsvervangende lid zal in het volgende verenigingsjaar, bij voorkeur door de algemene ledenvergadering, worden benoemd tot lid van de commissie in de plaats van dat lid van de commissie, dat het langst in de commissie zitting heeft gehad.

Besluitvorming

1. Verlangt een aan de orde gesteld voorstel geen van de stemgerechtigde leden stemming, dan wordt gerekend dat het voorstel is aangenomen. In het tegenovergestelde geval wordt tot stemming overgegaan. Indien meerdere personen voor een functie kandidaat gesteld zijn, wordt tot stemming overgegaan.
2. Stemming over personen geschiedt door middel van gesloten briefjes. Ter bepaling van het resultaat van de stemming blijven ongeldige en blanco stemmen buiten beschouwing. Een stem is ongeldig, indien op het stembriefje iets anders is aangegeven dan noodzakelijk is voor het uitbrengen van de stem. Indien een ingediend voorstel niet de vereiste meerderheid heeft verworven, is het niet aangenomen.
3. In geval van verkiezing wordt over iedere benoeming apart gestemd. de algemene ledenvergadering kan slechts worden gekozen een persoon die kandidaat gesteld is op de wijze als bij de statuten en huishoudelijk reglement is geregeld. Dit geldt niet ten aanzien van benoeming van ereleden. Besluiten worden genomen met meerderheid van stemmen, tenzij bij statuten of huishoudelijk reglement anders is bepaald. Bij staking van de stemmen wordt een voorstel als verworpen beschouwd.
4. Het bestuur zal geen leden van verdienste meer voordragen. Leden die zich op bijzondere wijze hebben ingezet voor de vereniging zullen door het bestuur op gepaste wijze worden bedankt.

Bestuur

1. De op statutaire wijze tot verenigingsbestuurder benoemde is verplicht het bestuurslidmaatschap te aanvaarden, hij kan echter te allen tijde als zodanig aftreden. Hij is bevoegd tot het bijwonen van alle bestuursvergaderingen, tot het daarin voeren van het woord en het daarin uitbrengen van zijn stem. Ieder bestuurslid heeft één stem. Het stemrecht mag niet door middel van een gemachtigde worden uitgeoefend. Ieder jaar treden twee bestuursleden (echter bij voorkeur in een jaar nooit twee leden van het dagelijks bestuur) af volgens op te maken rooster waarbij de volgorde zoveel mogelijk wordt bepaald naar die van toetreding als zodanig. Ook treden jaarlijks af de in artikel 9 lid 10 van de statuten genoemde adviseurs. De aftredende functionarissen zijn terstond herkiesbaar. De verkiezing van bestuursleden ter vervanging van de aftredende geschieden in de eerste algemene vergadering, waarin daartoe de mogelijkheid bestaat. Het bestuurslid, gekozen ter vervulling van een tussentijds ontstane vacature, treedt af op het tijdstip waarop het lid dat hij vervangt volgens rooster had moeten aftreden.
2. In de eerste vergadering van het bestuur na de algemene vergadering wordt de vice-voorzitter gekozen. Deze neemt bij ontstentenis van de voorzitter diens werkzaamheden waar. Bij ontstentenis van de vice-voorzitter of van een ander bestuurslid worden diens werkzaamheden waargenomen door één of meer door het bestuur uit zijn midden gekozen leden. Blijvende ontstentenis van één of meer bestuursleden is niet van invloed op de bevoegdheden van het bestuur. In geval van blijvende ontstentenis van alle bestuursleden fungeren de aanwezige, laatstelijk reglementair afgetreden bestuursleden als tijdelijk bestuur.
3. Schade aan de vereniging of één harer bezittingen toegebracht of mede veroorzaakt door een lid, kan door het bestuur ten dele of geheel op dat lid worden verhaald.
4. Het bedrag in artikel 10 lid 3 onder sub c der statuten wordt gesteld op 15% van de goedgekeurde begroting. Het dagelijks bestuur heeft de bevoegdheid zelfstandig beslissingen te nemen tot een bedrag van 5% van de goedgekeurde begroting.

Verplichtingen van het bestuur

1. Het bestuur is verplicht, op overzichtelijke wijze een volledige administratie bij te houden van:
a) namen en adressen van de in artikel 4 der statuten bedoelde personen;
b) presentielijsten en notulen van alle algemene vergaderingen en vergaderingen van het bestuur;
c) de bezittingen en schulden van de vereniging. Kleine voorwerpen van geringe waarde, welker gebruik korter dan een jaar pleegt te duren, behoeven niet te worden opgenomen.
Van de onder a) bedoelde administratie moet aan ieder lid, die daarom verzoekt, binnen 1 week inzage worden verstrekt.

Aanmeldingsformulier

Op het aanmeldingsformulier, als bedoeld in artikel 5 lid 1 van de statuten dient vermeld te worden; naam, voornamen, geslacht, adres, woonplaats, postcode, geboortejaar en -datum, telefoonnummer, speelsterkte, banknummer en status zelfwerkzaamheid.

Slotbepalingen

1. Alle leden ontvangen desgewenst van de secretaris één exemplaar van de statuten en van dit huishoudelijk reglement, zulks tegen een door het bestuur vast te stellen vergoeding.
2. Dit reglement kan worden gewijzigd op een ledenvergadering bij meerderheid van tenminste 2/3 der geldig uitgebrachte stemmen. Zowel het bestuur als 5 leden gezamenlijk, hebben het recht voorstellen tot wijziging te doen.
3. Het handelen in strijd met dit huishoudelijk reglement dan wel met door of namens het bestuur gestelde regels ten aanzien van door haar of namens haar georganiseerde activiteiten kan, naast het gestelde in de statuten, leiden tot berisping c.q. uitsluiting dan wel een andere, door haar te bepalen maatregel tegen de betrokkene.
4. De vereniging draagt geen verantwoordelijkheid voor eigendommen van welke aard ook van leden en derden.
5. In de gevallen waarin dit huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist het bestuur, met inachtneming van het gestelde in de statuten.
6. Aldus vastgesteld door de algemene ledenvergadering op 21 februari 2008.

HET BESTUUR